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            辦公自動化(OA)

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            辦公自動化(OA)

            OA智能辦公自動化辦公系統詳解

            提高辦公自動化程度一直是大家追求的目標,不論是企業還是黨政機關都對辦公自動化寄于厚望。在過去的十年中計算機與網絡技術飛速發展,財務、進銷存等管理軟件和個人辦公軟件在中國得到了普及與應用,而企業級的辦公自動化應用卻困難重重,進展不大,少數實力雄厚的單位針對自己的需求投入了大量人力物力進行了項目開發,但成功應用的并不多。外研科技做為一家專業辦公自動化軟件開發商,專注于OA軟件的研發和推廣,經過不懈努力,探索出一條推動辦公自動化應用的新模式。

            OA辦公系統就是政府、企事業單位實行無紙化辦公的解決方案,產品的目標是幫助客戶快速地建立起一個彈性、靈活、高效的電子化協同辦公與知識管理環境,具體而言,主要實現以下四個方面的功能: 

             ● 建立內部通訊平臺; ● 實現工作流轉的自動化;● 建立信息發布平臺; ● 實現文件管理的自動化。

             一、應用范圍 

             ● 各類企業和企業集團的辦公自動化;

             ● 各級黨政機關的辦公自動化;

             ● 支持知識管理和ISO9000管理;

             ● 支持分布式辦公與移動辦公。

            二、功能介紹 

            1、內部通訊平臺

            ◆ 電子郵件

            使用電子郵件可與組織內部人員進行通信,可進行郵件的創建、發送、接收、閱讀、回復等。

            ◆ 在線短信 

            可以即時感知用戶是否在線,可使用在線短信功能進行實時交流和留言。

            ◆ 手機短信(需要和當地電信部門取得使用短信接口的協議)

            可發送手機短信,當重要工作到達時以短信形式將通知發送到非在線用戶手機中,確保重要事件的及時通知。

            2、信息發布平臺

            ◆ 電子公告

            可發布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個部門也可以建立自己的公告系統。 

            ◆ 電子論壇

            為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間,根據需要可以發起并創建某方面的議題,其他人可在此進行自由的談論和發言,包括進行咨詢、解答和收集意見等。

            ◆ 電子刊物

            實現網上收集、編輯和發布單位內部的刊物??锞庉媽⒂嘘P信息篩選、匯集成期刊,并在網上發布,所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發布的各類刊物。

            3、日常辦公

            ◆ 網上審批

            網上辦理單位內部的各項審批,如:工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網上進行辦理和審批。 

            ◆ 公文處理

            實現收文處理和發文處理的電子化,提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉辦等環節進行辦理。發文處理可對公文制發中的擬稿、核稿、會稿、簽發、編號、登記、打印等環節進行處理。

             ◆ 工作監控

            領導可對各項工作的進展情況進行實時監控,了解每個人員每項工作的辦理情況,并可進行催辦。

            4、文件管理

            ◆ 文件管理

            文件是信息和知識的載體,文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。

            ◆ 文件庫設置

            可根據單位的實際業務需要設置文件庫的數目,在文件庫中文件夾的數量和級次也可按需設置,實現了文件的層次化管理。

            ◆ 訪問權限

            提供針對文件庫、文件夾和文件的多重訪問權限控制,確保文件訪問與操作的安全。

            5、會議管理

            提供對會議的全過程進行管理,由會議計劃和會議紀要兩部分組成,會議計劃包括:計劃擬定、計劃審批、通知和會議安排查詢。會議紀要包括:紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。

            6、組織管理

            ◆ 組織機構 

            對組織機構與人員進行設置,包括部門設置、崗位設置和人員設置,以及各部門、各崗位職能的描述等。

            ◆ 權限劃分

            對所有人員根據部門職能、崗位職責和工作需要進行權限賦予,確定符合其職務要求的使用權限。

            7、系統管理

            對組織機構、表單格式、工作流程、數據字典、打印格式、統計定義等功能與模塊進行管理與維護。

            8、輔助辦公(增強版)

            ◆ 物品管理

            提供辦公用品信息登記與分類維護、物品庫存和可領用信息查詢、物品領用申請與審批、物品發放與報損等功能。

            ◆ 車輛管理

            提供車輛資料登記、車輛狀態網上實時查詢、用車申請、用車審批、車輛與司機調度等功能。

            ◆ 資源管理

            提供單位內各類可共享資源的分類與登記、使用狀態查詢、資源預約申請、審批與調度等功能,實現網上資源管理與提高資源利用率。 

            ◆ 圖書管理

            提供圖書信息登記、分類查詢、借閱申請與審批、圖書歸還等功能。

            ◆ 領導活動安排

            提供領導活動計劃擬定與審批、日程安排的查詢等功能。

            ◆ 名片管理

            提供名片信息的登記、管理與共享等功能,可自由設置私有名片和共享名片。

            ◆ 時刻表

            提供各類時刻表信息(航班時刻表、列車時刻表及其它類型時刻表)發布與查詢等功能。

            ◆ 信息采編

            提供信息收集與整理、信息刊物編輯、發布與查閱功能。

            三、產品特點

            1、 可定制:組織機構、表單格式、工作流程、訪問權限、打印格式、統計等全面提供自定義

            ◆ 組織機構

            對組織機構進行設置,包括部門設置、崗位設置和人員設置,以及各部門、各崗位職能的描述。組織機構是系統進行工作管理和權限分 配的基礎。

            ◆ 表單定制

            管理員可根據本單位業務需求,定義出各種格式的表單,提供給各個子系統應用。

            ◆ 流程定制

            管理員無需編程便能快捷地定義出符合本單位需求的各項工作流程,自定義項目豐富,可很好地滿足組織中各種工作處理的需要。流程 定制包括:流程定義、環節定義和流向定義三個步驟: 

            [流程定義]:對每個流程的名稱、類別、管理者、歸檔方式和歸檔數據庫,以及可以應用該流程創建新工作的人員等基本屬性進行定義。

            [環節定義]:對流程中各個辦理環節的名稱、辦理方式、辦理人員、辦理權限和提示、催辦等進行定義。辦理方式可選擇:◎編輯式◎審批式◎ 分發式;辦理人員:可選擇具體的崗位或人員,也可設定成由上一環節指定或由文檔中的某個域指定,并提供“只需其中一個辦理人辦理”或“需全部辦理人共同辦理”等輔助選項;辦理權限有:◎允許編輯文檔 ◎允許填寫意見 ◎允許查看意見匯總 ◎允許跟蹤后續辦理過程等,并可用控制變量控制各個環節能夠看到或編輯的正文部分;提示催辦中可設定:新工作到達時郵件提示和辦理期限、逾期催辦等。 

            [流向定義]:對流程中各個環節的流向進行定義,可定義直流、分支、條件分支、協辦、循環和進入新流程等功能,滿足各種類型流程處理的需要。

            自由流程:系統還提供了一種自由流程應用模式,在現實中有些工作無法用規范化的流程運轉,這時可將這類工作定義成自由流程,無須定義流向,這樣工作就可以在各個環節之間自由流轉,完全由辦理人根據具體情況來決定下一步流向。 

            ◆ 字典庫

            對常用的辦公用語、流水號、打印格式等進行設置和維護。

            ◆ 系統初始化

            提供創建系統數據庫、更新版本信息、恢復系統默認權限、刪除用戶自定義信息和刪除用戶登錄信息等功能。

            2、可規劃:可根據單位的具體情況規劃工作流程和文件管理體系

            ◆ 按照需要設定工作流程

            應用流程定制功能可方便地定義出組織中的發文處理、收文處理、請示報告及各項審批、簽核等工作流程。流程一經定制完成,即可反復應用于日常辦公之中。每個流程可設立管理者,便于對流程內所有處于辦理中的文檔進行實時監控,方便各級主管及時掌握所管工作的進展情況。

            ◆ 層次化的文件管理模式

            文件在系統中按:文件庫-文件夾-文件-子文件四個層次進行組織,文件庫可根據需要進行設置,文件夾也可根據需要多級設置。

            ◆ 提供多重權限框架,各類組織可根據自身需要有效地規劃訪問控制體系

            文件庫權限有:管理者、編輯者、作者、讀者4類,文件庫權限向下遞延到文件夾。

            文件夾權限有:管理者、編輯者、作者、讀者4類,文件夾權限向下遞延到下級文件夾。

            文件的訪問受文件夾權限控制,管理者還可進行文件級訪問權限設定。

            ◆ 文件格式自定義

            文件管理系統中的文件格式表單可靈活自行定制,文件中可存儲文本、office文檔、掃描件以及聲音圖像等任意類型的文檔。

            3、可管理:以組織機構為基礎,對整個組織的工作和權限進行管理

            當組織機構中的部門、崗位或人員發生調整時,可對系統各模塊內相應的權限進行同步更新,以確保數據的安全和完整。

            4、B/S+C/S:采用群件技術和Web技術相結合,同時提供B/S和C/S兩種應用模式

            用戶可根據自身需要選擇合適的應用模式,也可兩種模式混合應用。特別地,OA系統在B/S模式下具有良好的運行速度,可基于互聯網實現安全快速地運行,大大方便了分布式辦公和移動辦公。

            5、事找人:為領導和辦公人員提供一個集中辦理工作的窗口 

            OA系統可以將協同辦公集中到[待辦工作]和[在辦工作]兩個窗口,在此各項工作進行分類,并按時間和輕重緩急進行排列,每個人都可方便地在此依次辦理各項工作。

            6、可擴展:開放式體系結構、標準化接口、并配有二次開發手冊

            OA系統采用開放式體系結構,各個模塊獨立實現,并具有標準接口,為今后系統的升級和擴展打下良好基礎。同時,客戶也可根據二次開發手冊,并利用系統內置的二次開發輔助工具自己進行二次開發,開發出新的功能模塊或與其它系統互連。

            四、應用效果

            實現遠程辦公和移動辦公,隨時隨處辦理工作事務無論您身處國外、還是國內,無論您在機場、酒店、家中……都可以隨時投入到工作中來,方便快捷地掌握組織內部的工作進度與狀況,及時處理工作問題。

            實現知識管理,使優秀員工的思想、經驗與技術獲得積累,并轉化成組織中的共享資源通過OA系統進行知識管理,員工的工作經驗和技術技能,不斷積累,將成為組織中強大的共享資源,通過對知識資源的授權利用將加速創新和提高效率,也避免因人員流動導致工作的脫節與貽誤。

            通過工作流轉的自動化,實現高效快捷的辦公通過OA系統實現各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化,將大大提高辦公效率,保證快捷、準確地處理工作。這一點在辦公場地較為分散的單位尤為明顯。

            有效監管工作人員的工作情況,實現實時工作任務的監督與催辦及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。系統將記錄每個工作的全程辦理狀態信息。

            明確工作崗位與工作職責,增強人員的責任感,減少推托、扯皮等現象明確賦予各崗位的權限與職責,任何人都不可越權處理工作,使得各自責任明確,落實到人,查有所依;杜絕工作中出現職權不明、相互推脫扯皮現象。解決多崗位、多部門的協同工作問題,實現高效協作辦公。

            方便領導同各級工作人員的有效溝通多種途徑、多種方式,使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通,排除了信息溝通不暢給企業發展帶來的羈絆。


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